Privacyverklaring ViaPuck

Versie maart 2020

Dit is de privacyverklaring van ViaPuck gevestigd aan de Tichelkuilen 153, te Zutphen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van de cliënten, potentiële cliënten en andere personen die de website ViaPuck bezoeken of contact met mij hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe ViaPuck omgaat met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop zij omgaat met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met opnemen via telefoon: 06 23053356 e-mail: info@viapuck.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De coach is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Clientdossier

Indien u een opdracht aan de coach verstrekt, verwerkt de coach persoonsgegevens die u en (eventuele) andere partij(en) in uw coaching traject aan de coach verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de coaching kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Facturering

Indien u een opdracht aan ViaPuck verstrekt, worden ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de coach verricht, verwerkt. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact

Indien u contact opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerkt ViaPuck de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ViaPuck zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Analyse Websitebezoekers

Ten slotte worden analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van de website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt verwerkt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

Clientdossier

De coach gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een coaching opdracht. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het coachtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door coachovereenkomst en algemene voorwaarden te tekenen.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De coach mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De coach kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het coachtraject dan onmiddellijk moeten afsluiten.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Clientdossier

ViaPuck bewaart het clientdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende maximaal 12 jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn.

Administratie

ViaPuck bewaart haar administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

ViaPuck bewaart overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de coach verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door de ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de ViaPuck heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die de financiële administratie verricht. Met deze partij heeft ViaPuck een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een coaching traject, een klacht tegen de coach indient die betrekking heeft op de behandeling van een coaching traject waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de NOBCO, de Nederlandse Orde voor Beroepscoaches. Uw gegevens worden door deze instanties vertrouwelijk behandeld.

ViaPuck verstrekt uw gegevens verder niet aan derden, tenzij zij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

ViaPuck heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ViaPuck op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. ViaPuck wil je er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

ViaPuck gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen.